Hallo Ihr Lieben, heute folgt der zweite Teil der Seminar-Umfrage zum Thema “Effektive Meeting-Moderation“. Teilt gerne Eure Gedanken zu diesem Thema mit uns in den Kommentaren oder per direct message. Wir freuen uns auf Eure Nachricht 🔝. Euer Team der AKADEMIE ZUNFT

Das Integrieren einer echten Meeting-Kultur beginnt mit der Definition der Ziele bzw. der „Take home-Message“. Stellt Euch hierfür die Frage: Was soll am Ende des Meetings für den/die Einzelne:n klar und orientierend sein? Erst dann macht es Sinn, die Inhalte und die Methodik des Meetings zu konkretisieren. Hier hilft das Erstellen einer transparenten und “attraktiven” (z.B. mit Fragen und Outcomes geleiteten) Agenda mit entsprechenden Time Slots. Eine echte Meeting-Kultur zu etablieren kann übrigens auch bedeuten, Meeting-Formate zu überdenken. Beispielsweise empfiehlt es sich, weg von langwierigen „Sitzungen“ und hin zu kurzen, knappen Abstimmungs- und Review-Formaten zu wechseln. Dies ermöglicht eine niederschwellige Feinjustierung im operativen Geschäft. Die wichtigste Frage bei der Vorbereitung eines Meetings lautet übrigens: Muss es ein Meeting sein? Vielmehr sind in der klassischen „Regelkommunikation“ (ein befremdliches und immer noch recht verbreitetes Wort) weder konkrete Anlässe noch definierte Ziele gegeben, wohl aber ein regelmäßiger Zyklus. Das bedeutet, wir kommunizieren miteinander, da es dafür eine Regel gibt (z.B. alle 14 Tage für eine Stunde). Unser Tipp: Erarbeitet gemeinsam mit dem Team schlüssige und dem Auftrag sowie dem Ziel angepasste Formate: Wann treffen wir uns? Wie treffen wir uns? Zu welchen möglichen Anlässen mit welchen Zielen? Und welche Formate lassen sich daraus ableiten? Aber auch: Was kann zusätzlich helfen, unsere Kommunikation stabil, transparent und motivierend zu gestalten?

Eine echte Moderation sorgt für eine aktive, methodisch geleitete Teilnahme aller. Sie versachlicht Störungen und stellt so die Leistungsfähigkeit der Gruppe sicher. Diese Sicherstellung kann durch das Stellen einer „Safety Frage“ an alle geschehen: Weiß jede:r nun, wie es konkret weitergeht? Zudem sorgen moderierte Arbeitsprozesse für ein hierarchienivellierendes Klima. Die Akzeptanz der Ergebnisse wird durch aktive Mitwirkung deutlich erhöht und so steigt auch die Umsetzungswahrscheinlichkeit in der Praxis.

Die Erstellung eines Protokolls im Anschluss des Meetings ist nicht unabdingbar. In eher agilen Formaten wird am Ende des Meetings sichergestellt, ob alle Teilnehmenden sowohl Mandat als auch konkreten Auftrag und entsprechende Zähler vergegenwärtigen konnten. Dann geht’s weiter.

In der Grafik haben wir Euch ein paar essentielle Kommunikationsregeln dargestellt, welche besonders für den Start der Etablierung einer Meeting-Kultur hilfreich sein können. Check it out!

Nun habt Ihr einen ersten Einblick in das Thema der Meeting-Moderation bekommen. Pandemiebedingt finden viele Meetings jedoch noch immer online statt. Gibt es Unterschiede zwischen der Moderation von Meetings in digitaler und analoger Form? Wie geht man mit diesen um? …Fortsetzung folgt 😉

Auch für dieses spannende Thema bieten wir aktuell Seminare an. Ihr habt noch Fragen oder Anmerkungen zu der Gestaltung der Meeting-Moderation? Paula Lou Dreier und Ines Schönfeld helfen Euch gerne weiter unter 📧 office[at]zunft-im-inter.net